Como manter o ambiente de trabalho Home Office organizado

Organização no ambiente de trabalho é fundamental para que as coisas funcionem bem, não adianta ficar empurrando pilhas de caixas ou papel de um lado para o outro. 

Mesa repleta de papéis, armários lotados de objetos que nem sempre precisam ser usados, apenas esporadicamente. Arquivos desorganizados, que quando se procura algo não tem como localizar, sem que seja preciso passar o dia folheando documentos um a um.

A impressão que fica, é que o dia é curto para desenvolver todas as tarefas profissionais, passa o dia em função do trabalho, mas é como se nada estivesse fluindo de fato e tudo por falta de organização. 

O bom desempenho está diretamente ligado à organização, esse é um dos pilares, por esse motivo também se fala muito em planejamento.

Atualmente, tudo exige agilidade com qualidade, por isso, não dá para ficar perdendo tempo nadando nos papéis ou nos arquivos digitais para localizar o que precisa, inclusive, é preciso organizar todas as pastas no computador ou notebook, nomeando cada uma, de maneira que fique bem claro o conteúdo, caso contrário, a desorganização prevalece até na hora de localizar o que precisa e lá vai mais tempo perdido.

Seguir simples passos para organizar o ambiente de trabalho, ainda que seja uma estação de trabalho em casa, por exemplo, home office, o que antes parecia ser tão difícil e trabalhoso, quando desorganizado, passa a fluir melhor e mais leve.

Quem trabalha com atendimento, seja por chat ou telefone, não pode deixar o cliente na linha por muito tempo enquanto tenta localizar um arquivo, ou dar explicações de que não consegue encontrar, pedindo para entrar em contato mais tarde. Muitas situações conflitantes surgem daí, o cliente quer solução para sua solicitação e não um simples volte depois. Claro que se está sujeito a isso, porém, na maioria dos casos pode ser evitado. 

Confira essas simples dicas de organização:

Comece organizando seus arquivos e pastas. Nomeie cada pasta com nome do assunto que se trata e no interior, por ordem alfabética, que pode ser pelo sobrenome e após a vírgula, o primeiro nome. 

Trabalhando no computador: faça cópias dos arquivos em pen drive, armazene também em nuvem, para no caso de ter uma pane no equipamento, não perder os arquivos. Para quem está começando e prefere não pagar uma empresa que preste serviços para guardar arquivos em nuvens, pode utilizar a pasta do próprio e-mail que utiliza para arquivar online.

O mesmo vale para quem prefere ainda organizar pastas em papel, quer dizer, impresso. Então limpe as gavetas e deixe nelas somente o que for útil e necessário. Verá que muita coisa está apenas ocupando lugar desnecessariamente. 

Cafeteiras, água, copos e xícaras, devem ficar em um lugar reservado, de preferência na copa, mas se não tiver, separe uma mesinha num canto. 

Com essas simples dicas de organização para manter o ambiente de trabalho home office organizado, irá se esgotar menos e ter maior produtividade.

© Redação SM